Commencer par une question de travail
Prenez une demande que votre équipe doit régulièrement traiter : où en est un dossier, quelle procédure appliquer ou que préparer avant un rendez-vous ? Précisez qui pose la question et ce que cette personne doit pouvoir faire avec la réponse.
Exemple fictif : une responsable marketing demande si le lancement de la marque Alba peut commencer. Elle a besoin de savoir si les créations sont validées, si les produits seront disponibles et si la date a été confirmée. Une liste de tous les documents Alba ne répondrait pas encore à sa question.
Remonter de la réponse vers les sources
Pour chaque élément nécessaire, repérez la source qui permet de le vérifier. Le planning donne une date prévue. L'échange avec le fournisseur peut confirmer une livraison. Le compte rendu précise la condition retenue pour lancer les campagnes. Ces sources jouent des rôles différents.
Notez ensuite qui connaît chaque source et peut dire si elle est encore pertinente. Un document récent peut contenir une hypothèse, tandis qu'un document plus ancien peut rester la procédure de référence. La date seule ne suffit pas à trancher.
- L'élément recherché : une date, une décision, une version ou un responsable.
- La source : document, échange, compte rendu ou logiciel concerné.
- La personne capable de confirmer sa pertinence.
- La limite connue : information manquante, date provisoire ou validation attendue.
Distinguer l'accès à l'information de son stockage
Réunir l'accès aux informations ne signifie pas nécessairement déplacer tous les documents. Selon le système retenu, les contenus peuvent être copiés, indexés, interrogés dans leur outil d'origine ou traités selon plusieurs de ces modalités. Ce choix dépend de l'architecture réelle du projet.
Pour cadrer le besoin, commencez donc par l'expérience attendue : retrouver les éléments depuis un même espace, comprendre leur relation et pouvoir vérifier leur origine. Le fonctionnement technique doit ensuite être expliqué précisément par l'équipe qui met en place la solution.
Garder les différences qui comptent
Une information n'a de valeur que dans le bon contexte. Deux marques peuvent avoir des procédures distinctes. Deux versions d'un document peuvent répondre à des périodes différentes. Un accord peut concerner un projet sans s'appliquer aux suivants.
Repérez ces différences dès la cartographie. Indiquez le client, la marque, le projet ou la période concernés. Notez également quelles équipes doivent accéder à quelles informations. Les règles d'accès sont un point de cadrage à examiner, pas une conséquence automatique de la centralisation.
Définir un premier périmètre vérifiable
Retenez les sources indispensables à votre question de départ. Réunissez quelques exemples dont l'équipe connaît déjà les réponses, y compris un cas incomplet et un cas où deux sources semblent se contredire. Vous pourrez ainsi vérifier autre chose que la qualité de rédaction.
Pour Alba, une réponse utile doit distinguer les créations validées de la livraison encore incertaine. Si elle affirme que tout est prêt, elle manque le point essentiel, même si elle cite plusieurs documents.
- Décider quelle question le premier usage doit traiter.
- Identifier les sources nécessaires et leurs responsables.
- Préciser les différences de marque, de version et de périmètre d'accès.
- Définir ce qui constitue une réponse utile et ce qui doit rester à vérifier.
- Choisir qui évaluera les résultats avant d'élargir le périmètre.